Meddispar - Transcriptions ou enregistrements (“ordonnanciers”)

Médicaments à Cadre de Prescription Compassionnelle (CPC)

Gestion des "ordonnanciers"

Les dispensations de médicaments sous CPC qui relèvent de la réglementation des substances vénéneuses doivent être transcrites ou enregistrées.

Les transcriptions ou enregistrements comportent pour chaque médicament un numéro d’ordre différent et mentionnent :

le nom et adresse du prescripteur
le nom et adresse du patient
la date de délivrance
la dénomination ou la formule du médicament
les quantités délivrées
si le médicament est à prescription hospitalière ou à prescription initiale hospitalière, nom de l’établissement ou du service de santé et le nom du prescripteur ayant effectué la prescription ou la prescription initiale
si la prescription du médicament est réservée à un médecin spécialiste, la spécialité du prescripteur

Caractéristiques des “ordonnanciers” : les conditions à respecter !

Les personnes habilitées à exécuter les ordonnances de médicaments dans le cadre d’un CPC doivent les transcrire aussitôt :

- sur un registre, à la suite, à l'encre, sans blanc, ni surcharge,
ou
- les enregistrer immédiatement par tout système approprié :

ne permettant aucune modification des données qu'il contient après validation de leur enregistrement
permettant une édition immédiate à la demande de toute autorité de contrôle, chaque page éditée devant comporter le nom et l'adresse de l'officine
les données qu'ils contiennent doivent figurer sur un support garantissant leur pérennité et leur intégrité
elles doivent être dupliquées sur deux supports distincts, le premier servant à la consultation habituelle, le second étant gardé en réserve
les données archivées doivent être accessibles, consultables et exploitables pendant la durée de leur conservation.

Durée de conservation des “ordonnanciers”

Les registres ou les enregistrements informatisés sont conservés pendant dix ans.

Le renouvellement de la délivrance, si elle est autorisée par le CPC, fait l’objet d’un nouvel enregistrement. Lorsqu’il est effectué par le même dispensateur, l’enregistrement peut consister en la seule indication du numéro afférent à la délivrance précédente.

Ces enregistrements doivent pouvoir être édités sur papier et être classés par patient, par médicament et par ordre chronologique. Ils sont mis à la disposition des autorités de contrôle à leur demande.

Quelles sont les mentions obligatoires sur l'ordonnance ?

Après exécution de l’ordonnance, sont apposés sur l’ordonnance :

le timbre de l’officine
le ou les numéros d’enregistrement à l “ordonnancier”
la date d’exécution
la quantité délivrée (formulées en unités de prise si stupéfiants ou assimilés)

En outre, dans le cadre de la substitution générique, le pharmacien indique sur l'ordonnance :

le nom du médicament qui, dans le cas d'une spécialité pharmaceutique, est sa dénomination commune
la forme pharmaceutique si celle-ci diffère de celle du médicament prescrit
le nombre d'unités de prise correspondant à la posologie du traitement prescrit, s’il diffère de celui du médicament prescrit.

Ces indications doivent également être apposées sur l’ordonnance lors d’un renouvellement.

Date de mise à jour 13/10/2021

Textes de référence

Articles du Code de la santé publique : R. 5125-53, R. 5132-9, R. 5132-10, R.5132-13, R. 5132-35

Conditions de délivrance