Meddispar - Transcriptions et enregistrements

Médicaments stupéfiants et assimilés

Gestion des "ordonnanciers"

Les transcriptions ou enregistrements comportent pour chaque médicament un numéro d’ordre différent et mentionnent :

nom et adresse du prescripteur ;
nom et adresse du patient ;
date de délivrance ;
dénomination ou formule du médicament ou de la préparation ;
quantité délivrée ;
si le médicament est à prescription hospitalière ou à prescription initiale hospitalière, nom de l'établissement ou du service de santé, nom du prescripteur ayant effectué la prescription ;
si la prescription du médicament est réservée à un médecin spécialiste, la spécialité du prescripteur.

Le pharmacien enregistre le nom et l'adresse du porteur de l'ordonnance lorsque celui-ci n'est pas le malade.Ces enregistrements doivent pouvoir être édités sur papier et être classés par patient, par médicament et par ordre chronologique. Ils sont mis à la disposition des autorités de contrôle à leur demande.

Les conditions à respecter

Les personnes habilitées à exécuter les ordonnances de médicaments classés comme stupéfiants ou soumis à la réglementation des stupéfiants, autres que les préparations doivent les transcrire aussitôt :sur un registre (« ordonnancier »), à la suite, à l'encre, sans blanc, ni surcharge,ou les enregistrer immédiatement par tout système approprié :

ne permettant aucune modification des données qu'il contient après validation de leur enregistrement ;
permettant une édition immédiate à la demande de toute autorité de contrôle des mentions portées sur les transcriptions et enregistrements réalisés pour chaque médicament délivré, chaque page éditée devant comporter le nom et l'adresse de l'officine ;
les données qu'ils contiennent doivent figurer sur un support garantissant leur pérennité et leur intégrité ;
elles doivent en outre, être dupliquées sur deux supports distincts, le premier servant à la consultation habituelle, le second étant gardé en réserve ;
les données archivées doivent être accessibles, consultables et exploitables pendant la durée de leur conservation.

Conservation des « ordonnanciers » ou des enregistrements

Les registres (« ordonnanciers »), et les enregistrements informatisés sont conservés pendant dix ans et tenus à la disposition des autorités de contrôle.

Quelles sont les mentions obligatoires sur l'ordonnance ?

Après exécution, sont apposés sur l’ordonnance le timbre de l’officine, le numéro d’enregistrement, la date d’exécution, le nom de la spécialité délivrée, la quantité délivrée en unités de prise. L’original de la prescription est toujours remis au patient.Le pharmacien doit en conserver une copie (voir encadré).Dans le cadre de la substitution générique, le pharmacien indique sur l’ordonnance le nom du médicament délivré. Il inscrit sur l'ordonnance la forme pharmaceutique du médicament délivré si celle-ci diffère de celle du médicament prescrit ; il fait de même pour le nombre d'unités de prise correspondant à la posologie du traitement prescrit, si ce nombre d'unités diffère pour le médicament délivré de celui du médicament prescrit.

NB : Pas de mention de quantité délivrée en unités de prise pour zolpidem et prégabaline

Conservation des copies d'ordonnance

Le pharmacien conserve pendant trois ans une copie des ordonnances comportant la prescription de médicaments stupéfiants ou assimilés revêtue des mentions obligatoires décrites ci-dessus. La copie électronique (scan) est admise. Ces copies sont présentées à toute réquisition des autorités de contrôle.Leur classification alphabétique et chronologique n’est plus obligatoire.

NB : Pas de conservation de la copie d'ordonnance pour zolpidem et prégabaline.

Quelles inscriptions porter sur l'emballage du médicament?

Lors de la dispensation des médicaments stupéfiants et assimilés, le pharmacien inscrit dans l’espace blanc situé sur l’emballage la posologie prescrite, son nom, adresse ainsi que le numéro d'ordre du médicament.

Date de mise à jour 15/02/2021

Textes de référence

Articles du Code de la santé publique : R. 5125-53, R. 5132-9, R. 5132-10, R.5132-13, R.5132-15, R. 5132-35

Dispensation supplémentaire exceptionnelle Comptabilité