Meddispar - Transcriptions ou enregistrements

Médicaments à prescription initiale hospitalière

Transcriptions ou enregistrements

Gestion des "ordonnanciers"

Les transcriptions ou enregistrements comportent pour chaque médicament un numéro d’ordre différent et mentionnent :

nom de l'établissement ou du service de santé dont émane la PIH ;
nom et adresse du prescripteur ;
si la prescription du médicament est réservée à un médecin spécialiste, la spécialité du prescripteur ;
nom et adresse du patient ;
date de délivrance ;
dénomination du médicament ;
quantité délivrée.

Le renouvellement de la délivrance fait l’objet d’un nouvel enregistrement. Lorsqu’il est effectué par le même dispensateur, l’enregistrement peut consister en la seule indication du numéro afférent à la délivrance précédente.

Les conditions de transcriptions ou d'enregistrements : les conditions à respecter !

Les personnes habilitées à exécuter les ordonnances ou les commandes de médicaments à prescription initiale hospitalière doivent les transcrire aussitôt :

- sur un registre, à la suite, à l'encre, sans blanc, ni surcharge ("ordonnanciers" papier)

ou bien

- les enregistrer immédiatement par tout système approprié ("ordonnancier" informatique) :

ne permettant aucune modification des données qu'il contient après validation de leur enregistrement ;
permettant une édition immédiate à la demande de toute autorité de contrôle, chaque page éditée devant comporter le nom et l'adresse de l'officine ;
les données qu'ils contiennent doivent figurer sur un support garantissant leur pérennité et leur intégrité ;
elles doivent être dupliquées sur deux supports distincts, le premier servant à la consultation habituelle, le second étant gardé en réserve ;
les données archivées doivent être accessibles, consultables et exploitables pendant la durée de leur conservation.

Ces enregistrements sont mis à la disposition des autorités de contrôle à leur demande. Ils doivent pouvoir être éditées sur papier et être classés par patient, par médicament et par ordre chronologique. Chaque page éditée doit comporter le nom et l'adresse de l'officine.

Durée de conservation à l'officine

Les registres ("ordonnanciers" papier) et les enregistrements informatisés sont conservés pendant dix ans et tenus à la disposition des autorités de contrôle.

Quelles sont les mentions obligatoires sur l’ordonnance ?

Après exécution, sont apposés sur l’ordonnance le timbre de l’officine, le ou les numéros d’enregistrement à l’ordonnancier, la date d’exécution et la quantité délivrée.

Dans le cadre de la substitution générique, le pharmacien indique sur l’ordonnance le nom du médicament délivré. Il inscrit sur l'ordonnance la forme pharmaceutique du médicament délivré si celle-ci diffère de celle du médicament prescrit ; il fait de même pour le nombre d'unités de prise correspondant à la posologie du traitement prescrit, si ce nombre d'unités diffère pour le médicament délivré de celui du médicament prescrit

Ces mentions doivent également être apposées sur l’ordonnance lors d’un renouvellement.

Date de mise à jour 05/04/2017

Textes de référence

Articles du Code de la santé publique : R. 5125-53, R. 5132-9, R. 5132-10, R. 5132-13, R. 5132-14

Conditions de délivrance Mentions conditionnement externe